Politique de confidentialité

  • Nos engagements

    Nous nous engageons à respecter la vie privée de chaque personne dont nous sommes amenés à traiter les données à caractère personnel (également dénommées ci-après « données personnelles »).

    Conscients de cet engagement, nous avons adopté des mesures fortes afin d’assurer un niveau approprié de protection de vos données. L’objectif de cette politique de confidentialité est de vous expliquer comment nous utilisons vos données personnelles et de vous informer de vos droits en matière de protection des données.

  • Notre identité et nos coordonnées

    Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est le Groupe Edenis, association à but non lucratif (loi 1901), dont le siège social est situé 3 rue Claude Marie Perroud, 31100 Toulouse (dénommée dans cette politique « Edenis », ou « nous »).

    Si vous avez des questions concernant cette politique ou notre utilisation de vos données à caractère personnel plus globalement, nous vous invitons à nous contacter via l’adresse mail suivante : contact@edenis.fr.

  • Quelles sont les données personnelles que nous traitons ?

    Nous traitons notamment les données à caractère personnel de nos résidents, de leurs proches, de nos partenaires, de nos fournisseurs, de nos prestataires, des visiteurs de notre site internet et plus globalement de toute personne avec laquelle nous entrons en contact dans le cadre de notre activité professionnelle.

    Les données vous concernant dans ce cadre peuvent ainsi inclure, notamment, vos nom et prénom, vos coordonnées (adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone…) et toutes les informations de nature personnelle fournies ou autrement générées dans le contexte de nos interactions. Nous pouvons également collecter des données dites « sensibles » lors de la prise en charge médicale et sociale de nos résidents, ainsi que pour respecter leurs choix de vie et croyances tout au long de notre accueil.

    De manière générale, nous essayons de limiter au strict nécessaire les informations personnelles que nous traitons pour vous proposer un service complet et efficace.

    Lors de la collecte des données à caractère personnel, vous serez informé(e) du caractère obligatoire ou facultatif des données traitées, pour des raisons légales, règlementaires ou contractuelles. En cas d’obligation, nous vous avertirons si votre éventuelle décision de ne pas fournir les données demandées devait impacter notre capacité à fournir les services proposés.

  • Comment et pourquoi utilisons-nous vos données personnelles ?

    Nos activités principales de traitement de vos données personnelles, ainsi que leurs finalités et les bases juridiques les justifiant sont détaillées ci-dessous :

    Activité Finalité Base juridique
    Gestion opérationnelle et administrative des dossiers des résidents au sein de nos EHPAD :

    Dans le cadre de nos prestations de résidence médicalisée, nous sommes amenés à traiter les données personnelles des résidents afin d’assurer leur prise en charge.

     

    		 La gestion opérationnelle et administrative des dossiers de nos résidents au sein des EHPAD Edenis. Exécution du contrat signé avec nos résidents.

     

    Notre intérêt légitime à assurer la sécurité de nos résidents, ainsi qu’à leur proposer des prestations d’accompagnement adaptées et personnalisées.

     

    Respect de nos obligations légales et règlementaires en tant qu’établissement social et médico-social, lors de la prise en charge des résidents.

     

    Consentement des résidents pour les données liées au choix de vie et croyances de ces derniers.

     
    Gestion opérationnelle et administrative des dossiers des résidents au sein de nos résidences autonomies :

    Dans le cadre de nos prestations de résidence autonomie, nous sommes amenés à traiter les données personnelles des résidents.

     

    		 La gestion opérationnelle et administrative des dossiers de nos résidents au sein des résidences autonomies Edenis. Exécution du contrat signé avec nos résidents.

     

    Notre intérêt légitime à assurer la sécurité de nos résidents, ainsi qu’à leur proposer des prestations personnalisées.
    Gestion opérationnelle et administrative de nos partenaires, prestataires et fournisseurs :

    Nous collectons des informations sur différents professionnels dont les offres nous intéressent ou avec lesquels nous avons contractualisé.

    		 La gestion de notre base de partenaires, prestataires et fournisseurs.

     

    Le suivi administratif des prestations délivrées par nos partenaires, prestataires et fournisseurs.

    		 Exécution du contrat signé avec nos partenaires, prestataires et fournisseurs.

     

    Notre intérêt légitime à collecter les informations de professionnels avec lesquels nous pourrions contractualiser.

     

    Respect de nos obligations légales et règlementaires en matière commerciale, comptable et fiscale.

     
    Qualité :

    Nous travaillons en permanence afin d’améliorer la qualité de nos prestations au sein de nos résidences.

    		 Le suivi de la qualité de nos prestations au sein des résidences du Groupe Edenis. Notre intérêt légitime à suivre la qualité de nos prestations.

     

    Respect de nos obligations légales et règlementaires en tant qu’établissement social et médico-social.

     
    Revue et réponse à vos demandes d’information :

    Nous analysons les informations que vous nous transmettez lorsque vous nous contactez pour la première, afin de trier ces informations et répondre à vos questions et remarques.

     

    		 La gestion des demandes de contact que nous recevons. Le consentement de la personne ayant pris contact avec nous.
    Envoi de communications :

    Nous proposons à nos partenaires et à toute autre personne intéressée de les informer sur nos activités et nos offres.

     

    		 La poursuite de nos relations avec nos partenaires et l’information des personnes intéressées. Notre intérêt légitime à communiquer avec nos partenaires et tout autre professionnel en lien avec son activité.

     

    Le consentement des particuliers.

     
    Cookies :

    Lorsque vous utilisez notre site Internet, celui-ci récupère automatiquement certaines informations de l’appareil afin d’optimiser votre expérience Web. Ces données servent également pour les statistiques de nos sites ou pour vous proposer des annonces publicitaires personnalisées.

     

    D’autres informations sur la collecte de données automatisée et les cookies sont disponibles dans notre politique relative aux cookies via ce lien.

     

     

    		 Optimisation de notre site internet.

     

    Collecte de statistiques sur les visites.

     

    Personnalisation des annonces publicitaires.

     

    		 Le consentement des personnes navigant sur notre site le cas échéant.

     

    L’intérêt légitime d’Edenis en ce qui concerne les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site.
    Gestion de candidatures : Nous traitons des données de personnes ayant postulé pour un emploi au sein du Groupe Edenis.

     

    		 La gestion des candidatures. Le consentement des candidats.
    Opérations de cession, fusion ou absorption :

    En cas de futures opérations de cession, fusion ou absorption concernant notre association, des informations concernant nos résidents et nos équipes peuvent être traitées dans le contexte de procédures d’évaluation de la valorisation du groupe Edenis, par les parties prenantes ou leurs conseils professionnels.

     

    		 L’évaluation du groupe Edenis aux fins de cession, fusion ou absorption. Intérêts légitimes de l’association EDENIS et des parties prenantes à l’opération, afin de mener des procédures d’audit et organiser des opérations de cession, de fusion ou d’absorption.
    Obligations légales et règlementaires / Défense en justice :

    Nous pourrons traiter vos données personnelles afin de répondre aux obligations légales ou règlementaires mises à notre charge ou à des demandes d’institutions et autorités publiques et/ou judiciaires, ou de défendre nos droits en justice.

     

    		 Nous conformer à nos obligations légales et règlementaires.

     

    Nous défendre en justice.

    		 Obligation légale ou règlementaires.

     

    L’intérêt légitime d’Edenis à se défendre en justice.

  • Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

    Nous pouvons partager vos données personnelles, en interne, auprès de nos équipes au sein des différentes résidences médicalisées et autonomies du Groupe Edenis, mais également auprès de nos équipes travaillant au sein du siège social.

    Nous pouvons partager vos données personnelles avec des personnes externes, notamment avec :

    • Vos proches, si vous résidez au sein de l’une de nos résidences ;
    • A des tiers participant à la prise en charge, à l’accompagnement et au suivi des résidents et toute autre personne en relation, de par ses activités, avec le Groupe Edenis dans la limite de leurs attributions respectives et des règles encadrant le partage et l’échange d’informations ;
    • Aux organismes instructeurs et payeurs de prestations sociales dans la limite de leurs attributions respectives et des règles encadrant le partage et l’échange d’informations.
    • Aux sous-traitants d’EDENIS, et notamment ses partenaires proposant des objets connectés ou applications dédiées à nos résidents, ainsi que nos fournisseurs techniques notamment en matière d’hébergement des données ou de gestion de notre site internet ;
    • Les autorités publiques, si nous nous voyons dans l’obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles pour respecter une obligation légale ou règlementaire ;
    • Nos conseils professionnels, juridiques et financiers, tels que nos avocats, experts comptables et commissaires aux comptes ;
    • Aux parties prenantes en cas d’opérations de cession, de fusion ou d’absorption.

  • Pendant combien de temps gardons-nous vos données personnelles ?

    Nous conservons vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire à la poursuite des finalités poursuivies et indiquées en section 4, en prenant en compte notamment les critères suivants :

    • La nature et la finalité des traitements en question,
    • Les catégories des données traitées et leur pertinence,
    • Les dispositions contractuelles applicables,
    • Les obligations légales et règlementaires mises à notre charge,
    • Les principes de limitation de la conservation et de minimisation des données,
    • Les recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL),
    • Les délais civils et pénaux de prescription applicables.

  • Quels sont vos droits au regard de vos données personnelles ?

    Vos droits concernant le traitement par nos soins de vos données personnelles comprennent notamment ceux mentionnés ci-après. Ces droits pourront s’appliquer à votre situation en fonction des circonstances exactes. Par exemple, le droit de retirer votre consentement ne s’appliquera pas lorsque le traitement n’est pas fondé sur votre consentement.

    Ces droits sont les suivants :

    • Le droit de nous demander :
      • l’accès à vos données personnelles et des informations sur nos traitements de celles-ci (« droit d’accès ») ;
      • de corriger ou compléter vos données personnelles si elles sont inexactes (« droit de rectification ») ;
      • l’effacement de vos données personnelles (« droit à l’oubli ») ;
      • une limitation du traitement de vos données personnelles (« droit à la limitation ») ;
    • Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles par Edenis  (« droit d’opposition ») ;
    • Le droit de demander vos données personnelles sous un format électronique utilisable et/ou la transmission de ces données vers une autre organisation (« droit à la portabilité des données ») ;
    • Le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès (« directives après décès ») ;
    • Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données dans la mesure où le traitement est fondé sur celui-ci. Dans ce cas, la licéité des traitements effectués avant le retrait du consentement ne sera pas remise en cause.

    Vous pouvez, sous réserve de la production d’un justificatif d’identité valide (et, le cas échéant, du justificatif de ce que la personne agit au nom du Résident majeur protégé), exercer vos droits énoncés ci-dessus en contactant le DPO d’Edenis par courrier à l’adresse suivante : DPO EDENIS, Cabinet d’avocats Altij, 40 rue du Japon – CS 94133 – 31 030 TOULOUSE Cedex 4.

    Dans le cas où vous souhaiteriez effectuer votre demande en ligne, vous pouvez l’envoyer par courrier électronique à l’adresse suivante : dpo-edenis@altij.com. Merci de ne pas envoyer d’autre document par ce biais et d’utiliser le Cloud sécurisé, mis en place par le cabinet d’avocats Altij, afin de transmettre la pièce d’identité. Le Cloud permettant de déposer les documents est accessible via le lien suivant :

    https://cloud.altij.fr/index.php/s/u9vXyoK918Vlu8z.

    Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), dont le site Internet peut être consulté à l’adresse suivante : www.cnil.fr.

  • Où sont traitées vos données personnelles ?

    Toutes vos données personnelles sont hébergées sur nos serveurs internes en France, sur des serveurs Cloud externes situés dans l’Union Européenne ou sur des serveurs Cloud externalisés aux Etats-Unis auprès de sociétés avec lesquelles le transfert de données est protégé par le mécanisme du Privacy Shield.

    Nous avons choisi la suite Office 365, proposée par Microsoft, pour nos outils bureautiques et pour héberger vos données personnelles. Microsoft a adhéré au mécanisme du Privacy Shield, vous pouvez d’ailleurs retrouver des informations (en anglais) sur cette adhésion sur le site du gouvernement américain : https://www.privacyshield.gov/participant?id=a2zt0000000KzNaAAK&status=Active. De plus, il vous est possible d’en apprendre davantage sur la conformité des outils Microsoft en consultant leur page dédiée : https://www.microsoft.com/fr-fr/trustcenter/privacy/gdpr/gdpr-overview.

  • Sécurité de vos informations

    Nous veillons à assurer la sécurité de vos données à caractère personnel, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles renforcées afin de garantir la sécurité, la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience des systèmes.

    Nous prenons les mesures nécessaires pour protéger les données personnelles traitées contre toute perte, destruction ou altération accidentelle ou illicite, contre tout accès ou diffusion non autorisé, ainsi que contre toute forme de traitement illicite.

    Pour toute information relative aux cookies utilisés par notre site Internet, nous vous invitons à cliquer sur le lien « Politique de Cookies », en bas de page du site.

  • Pour la candidature spontanée

    Vos données à caractère personnel sont traitées par l’Association EDENIS afin d’apprécier si elle dispose d’un poste correspondant à votre profil et, à défaut, afin de l’intégrer au sein d’une CVthèque en vue, le cas échéant, de vous recontacter pour toute nouvelle opportunité. Pour davantage d’informations sur les traitements de données à caractère personnel et l’exercice des droits dont vous disposez, vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données dpo-edenis@altij.com.

  • Pour la réponse à une offre d’emploi

    Vos données à caractère personnel sont traitées par l’Association EDENIS afin d’apprécier l’adéquation de votre profil à l’offre d’emploi publiée. Si vous souhaitez que votre profil soit conservé par l’Association EDENIS quelle que soit l’issue de votre candidature, vous pouvez fournir votre consentement ci-après.